چرا هنوز بسیاری از ادارات یا شرکت‌های کوچک‌تر به طریقه سنتی کار خود را انجام می‌دهند؟ آیا علت، هزینه این کار است یا نبود اطلاعات کافی؟
اگر بخواهیم از مدیریت فناوری اطلاعات استفاده کنیم باید از مفاهیم بنیادی شروع کنیم.
علـــمی کـه امـروزه در دنیـــا مـدیریت فنـاوری اطلاعـات را آمـوزش می‌دهـد آی‌تی (Information Technology) است. فناوری یا تکنولوژی به معنی کاربرد عملی و منظم علومی است که انسان را برای رسیدن به اهدافش به بهترین شکل یاری می‌کند. اما اطلاعات مجموعه‌ای از داده‌های پردازش شده هستند که معنی و مفهوم جدیدی پیدا کرده‌اند و هم‌اکنون برای ما با ارزش هستند.
اما اگر اطلاعات خود را با استفاده از فناوری‌های جدید مدیریت کنید آنگاه متوجه خواهید شد که اطلاعات شما به دانش تبدیل شده است. یک مدیر موفق کسی است که به امور کاری خود دانش کافی داشته باشد، اما فراموش نکنید که همه ما در زندگی به نوعی مدیر کارهای خود هستیم.
اکنون که در عصر ارتباطات و الکترونیک زندگی می‌کنیم نمی‌توانیم این دانش را با کوهی از کاغذ و پرونده‌های گوناگون حمل کرده و استفاده کنیم. در اینجا لازم است با چند واژه جدید آشنا شوید:
- بایگانی الکترونیکی
- محیط کار الکترونیکی
- دولت الکترونیکی
- جامعه الکترونیکی
هدف نهایی ما شهری است که با زیرساخت‌های الکترونیکی زندگی را برای همه آسان‌تر کند، این امر مقدور نمی‌شود مگر اینکه تمامی افراد جامعه تحولی در شیوه کار و مدیریت خود آغاز کنند.
نخستین قدم برای استفاده از مدیریت فناوری اطلاعات، آوردن این فناوری به محیط کار شماست.
بسیاری از مردم که دارای مشاغل نسبتاً سنتی هستند الکترونیکی شدن محیط کار را مساوی با از دست دادن کارشان می‌دانند، ممکن است در ظاهر چنین باشد اما در واقعیت چنین نیست چون فناوری اطلاعات فناوری قابل اطمینانی نیست، پس اگر در ظاهر شغلی از بین برود در واقعیت شغل جدیدی به‌وجود می‌آید، پس دیگر نگران از دست دادن شغل خود نباشید بلکه به فکر آموزش مهارت‌های IT باشد.
رشد فناوری اطلاعات در جامعه، جوامع نوینی را تشکیل می‌دهد که به آن جامعه اطلاعاتی می‌گویند. بر خلاف تصورات عامه مردم، در جامعه اطلاعاتی که مبتنی بر زیرساخت‌های الکترونیکی است نقش 2 عامل زمان و مکان کمرنگ شده و توانایی و تعاملات انسان بیش از پیش افزایش پیدا می‌کند؛ در چنین جامعه‌ای فناوری اطلاعات مهم‌ترین محور گردش است. در جامعه اطلاعاتی مهم‌ترین محور، فناوری اطلاعات است اما برای رسیدن به این فناوری 5رکن اصلی وجود دارد که تا آنها محقق نشود امکان رسیدن و استفاده صحیح از این فناوری وجود ندارد. این ارکان عبارتند از:
1- آموزش
2- تحقیقات پایه و توسعه‌ای
3-در نظر گرفتن بودجه کافی
4- پیاده‌سازی فناوری مورد نیاز
5- نگهداری و ارتقای فناوری
شاید یکی از مهم‌ترین ارکان رسیدن به فناوری اطلاعات، آموزش مهارت‌های IT باشد. شاید شما در این زمینه اطلاعات کافی نداشته باشید اما نخستین قدم شناسایی نیاز است. تصور کنید اگر روزی این فناوری پا به محل کار یا زندگی شما بگذارد آنگاه نقش شما چه تغییری می‌کند؟ یا چه چیزی مورد نیاز شماست؟
مثلا شخصی که در یک اداره در قسمت بایگانی اسناد کار می‌کند، همیشه اسناد را در فایل‌های مختلف مرتب با ذکر سال و شماره ذخیره می‌کند، حالا قرار است در همان اداره یک بایگانی الکترونیکی راه‌اندازی شود، شخصی که می‌خواهد در این بایگانی جدید کار کند چه آموزش‌هایی باید در شاخه IT ببیند تا هم شغل خود را حفظ کرده و هم کار خود را آسان‌تر کند ؟ فراموش نکنید هدف نهایی در استفاده از IT آسان‌تر زندگی کردن است.
