مدیریت هوشمند کسب و کار مختص شرکت های بزرگ و سازمان ها نیست و این رویکرد در کسب و کارهای کوچک نیز منجر به صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. نمودهای این هوشمند سازی در مدیریت نیروی کار استفاده از نرم افزارهای یکپارچه حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتریان و مدیریت منابع انسانی است که ما در این مقاله به طور خاص به بررسی نرم افزار حضور و غیاب کاوان و مزایای آن در بهینه سازی و گسترش کسب و کارها خواهیم پرداخت.
نرم افزار حضور غیاب چیست؟
برنامه ی حضور غیاب راهی است برای ثبت زمان های کاری و جمع آوری اطلاعات کارمندان. به عبارت دیگر، این نرم افزار زمان ورود و خروج کارمندان را ثبت می کند که با استفاده از آن می توان به ارزشیابی نهایی عملکرد کارمندان پرداخت. ساختار کلی نرم افزارهای حضور و غیاب یکسان است، اما بسته به نوع نرم افزار، اطلاعات متفاوتی توسط آن جمع آوری و پردازش می شود.
اطلاعات اصلی که در این برنامه جمع آوری و پردازش می شوند عبارتند از:
o زمان استراحت کارکنان
o محاسبه مرخصی ها و ماموریت ها
o محاسبه زمان کاری (ورود و خروج)، اضافه کاری، تعریف انواع شیفت کاری و روزهای تعطیل
همانطور که اشاره کردیم بعضی از نرم افزارها اطلاعات بیشتری در اختیار شما قرار می دهند. این امر روی تصمیم گیری برای انتخاب نرم افزار حضور غیاب تاثیر می گذارد. هرچه نرم افزار اطلاعات جامع تر و طبقه بندی شده تری را در اختیار ما قرار دهد طبیعتا کار ما ساده تر می شود و نرم افزار مفیدتر خواهد بود. به عنوان مثال نرم افزار حضور و غیاب کاوان با جمع آوری اطلاعاتی مثل ساعت ورود و خروج کارکنان، نمودار هایی ارائه می دهد که می توانید به راحتی عملکرد بین کارکنان را مقایسه کنید و تشخیص دهید کدام یک از واحدها نسبت به سایرین عملکرد بهتری دارند. همچنین این نرم افزار در مقایسه با راه حل های پیچیده و گران قیمت ارائه شده برای شرکت های بزرگ، قیمت مناسب تری دارد و گزینه ی بهتری است؛ سادگی و قیمت نرم افزار حضور و غیاب فاکتورهای تاثیرگذاری در انتخاب آن به شمار می رود. با نرم افزار حضور و غیاب کاوان شما به راحتی و از طریق گوشی موبایل خود می بینید چه کسی در مرخصی و یا استراحت به سر می برد. یکی دیگر از مزایای اصلی این نرم افزار، حضور و غیاب آنلاین است که کار را برای صاحبین مشاغل بسیار ساده کرده است. اما نرم افزار حضور غیاب آنلاین به چه معناست و در چه مواردی کاربرد دارد؟
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
طی دو سال گذشته و شیوع ویروس کرونا خیلی از شرکت ها نحوه ی فعالیت خود را به دورکاری تغییر دادند. بسیاری از کارمندان نیز تمایل به دورکاری داشتند و دور از محل کار و در منزل مشغول به کار شدند. این وضعیت از نظر کاهش هزینه هم برای شرکت و هم کارمند مفید به نظر می رسید اما مشکلاتی نیز در بر داشت. مدیران در این حالت نمی توانستند به فعالیت های کارمندان و ساعت کاری آن ها نظارت داشته باشند. یکی از اصلی ترین مزایایی که یک نرم افزار حضور و غیاب می تواند داشته باشد، حضور و غیاب آنلاین است؛ که کارمندان به راحتی می توانند بدون نیاز به دستگاه و از طریق گوشی همراه، ورود و خروج خود را بر اساس موقعیت جغرافیایی شان ثبت کنند. البته تمام نرم افزارهای حضور غیاب این ویژگی را ندارند و اگر کارمندانی به صورت دورکار دارید توصیه می شود هنگام انتخاب نرم افزار به این ویژگی توجه کنید. با این مزیت دیگر مدیران نگران نظارت بر کارمندان دورکار خود نخواهند بود. این ویژگی، کنترل بر کارمندان در زمان ماموریت را نیز ساده می کند.
مزایای نرم افزار حضور و غیاب
در گذشته که کارکنان از طریق روش های قدیمی ورود و خروج خود را ثبت می کردند امکان تقلب و خطا بسیار بالا بود. این امر به دلیل دخیل بودن نیروی انسانی در برخی مراحل حساب و کتاب به وجود می آمد. با ورود نسل جدید دستگاه ها و نرم افزارهای حضور و غیاب و اتوماسیون سازی کل مراحل، احتمال خطا و تقلب کاهش یافت. کاهش خطا هم به نفع کارکنان است و هم به نفع کارفرمایان. این سیستم با توجه به دقت بالایی که دارد تضمین کننده ی پرداخت درست حقوق و مزایای کارکنان است. اطلاعات دریافتی در این بخش نقش مهمی در عملکرد نرم افزار حقوق و دستمزد نیز خواهد داشت. استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه حضور و غیاب کاوان، به مقدار زیادی موجب صرفه جویی در زمان و منابع انسانی می شود. می توان گفت اصلی ترین مزیت نرم افزار حضور و غیاب کاوان تاثیر آن برای افزایش بهره وری کسب و کار است.
برنامه ی حضور و غیاب چه اطلاعاتی به ما می دهد؟
کارمندان یک شرکت با ارزش ترین سرمایه های آن محسوب می شوند. در نتیجه توجه همه جانبه به آن ها بسیار ضروری است. بررسی کیفی و کمی کارکرد کارکنان و تحلیل اطلاعات به دست آمده، کمک بزرگی به رشد و گسترش شرکت ها خواهد کرد. از جمله مواردی که باید توسط صاحبین مشاغل مورد بررسی قرار گیرد ساعت ورود و خروج کارکنان، غیبت ها، تاخیرها و مرخصی ها است. این اطلاعات توسط نرم افزار حضور و غیاب و به صورت طبقه بندی شده در اختیار مدیران قرار داده می شود. مدیران مشاغل از این اطلاعات برای تشخیص مفید بودن یا نبودن یک کارمند و سیاست گذاری های کسب و کارشان کمک می گیرند.
نرم افزار مدیریت کسب و کار مناسب چه مشاغلی است؟
نرم افزار مدیریت هوشمند کسب و کار به عنوان جزئی اساسی در مدیریت کارکنان، باید در برنامه ی مدیران تمامی مشاغل قرار گیرد. ارتقاء بهره وری کارکنان یکی از اهداف اصلی هر کسب و کار است که این نرم افزار نقشی اساسی در این راستا ایفا می کند. مدیران با اطلاعات ثبت شده توسط نرم افزار می توانند اقدامات لازم را در ارتقاء بهره وری انجام دهند. این نرم افزار برای تمامی شرکت ها از کوچک تا بزرگ مفید است اما می توان گفت شرکت های بزرگ بیش از سایرین به آن نیاز دارند. زیرا مدیریت تعداد بالای کارمندان به شیوه ی سنتی به مراتب سخت تر خواهد بود. امروزه این سیستم به یکی از الزامات سیستم های اداری بدل شده است و حتی بعضی شرکت های بیمه به این نرم افزار استناد می کنند. برنامه حضور و غیاب در محاسبه ی ساعت کاری افرادی که به صورت ساعتی کار می کنند نیز، بسیار مفید است.
نظر شما