می‌توان گفت این گروه از افراد به‌عنوان مدیران رده‌های میانی در مطبوعات، رابط بین نیروهای ژورنالیست یعنی خبرنگاران، مصاحبه‌گرها، گزارشگرها، نویسندگان، عکاسان، گرافیست‌ها و صفحه‌بندها با رده‌های بالاتر مدیریتی یعنی مدیر مسئول، سردبیر و مدیرعامل هستند.
آنها از یکسو باید سیاست‌های مدیریتی مؤسسه متبوع خود را به درستی بدانند و به زیر و خم کارکردها و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، ملاحظات سیاسی و حزبی و گرایش‌ها و سلیقه‌های مطبوعاتی مدیران بالاتر خود آشنا بوده و از دیگر سو بتوانند با ملایمت، هنرمندی و توانمندی حرفه‌ای این سیاست‌ها را در قالب فعالیت‌های ژورنالیستی و به قلم خبرنگاران و ژورنالیست‌های زیر مجموعه خود به فعل در‌بیاورند.
این وظیفه حساس مدیریتی آنچنان نقشی به دبیران گروه در ساختار مدیریت مطبوعات بخشیده است که می‌توان از آنها به‌عنوان مدیر‌مسئول‌صفحه نام برد. در واقعیت امر نیز دبیر گروه سنگ زیرین آسیاب در رسانه‌ها بوده و درصورت بروز خطا یا اشتباهی ژورنالیستی تمام کاسه و کوزه‌ها بر سر او می‌شکند. اوست که باید پاسخگوی مدیریت روزنامه یا رسانه خود باشد و اغلب اوقات مجازات دبیر گروه، به‌عنوان تنبیه متخلف یا برخورد با دست‌اندرکاران یک اشتباه یا خطای مطبوعاتی شمرده می‌شود.
دبیر گروه وظیفه ارتباط با نیروهای جنبی یا حق‌التحریری بیرون از روزنامه را نیز
بر عهده دارد و هر چقدر شخصیت دبیرگروه در حیطه کاری و تخصصی‌اش شناخته شده‌تر باشد امکان جذب نیروهای جنبی و حق‌التحریری قدرتمند‌تر بیشتر است.
انتخاب دبیر گروه معمولا از میان خبره‌ترین و با سابقه‌ترین خبرنگاران و نویسندگان یک سرویس تخصصی صورت می‌گیرد و معمولا در ساختار مدیریتی تحریریه‌ها دبیر گروه جزو باسابقه‌ترین نیروها محسوب می‌شود. به یاد دارم در سال1372 هنگام ورود به روزنامه خراسان، دبیر گروه سیاسی و بین‌الملل این روزنامه نخستین حرفی که به من زد این بود که روزنامه نگاری اولش آن طرف میز است یعنی کار خبرنگاری و آخرش این طرف میز است یعنی دبیری سرویس. او گفت اگر روزنامه نگاری چیزی جز این انتظار داشته باشد به سرنوشت خوبی دچار نخواهد شد.
دبیران سرویس معمولا جزو روزنامه‌نگاران مولف هستند؛ یعنی قدرت تجزیه و تحلیل بالایی داشته و نسبت به رخدادهای حوزه کاری خود احاطه و اشراف اطلاعاتی و تحلیلی کامل دارند و به همین جهت قادرند همیشه سوژه‌پردازی کرده و منبع تغذیه فکری خبرنگاران زیر مجموعه خود باشند. مجموعه‌ای از دبیران سرویس هر روزنامه به‌اضافه سردبیر یا مدیر مسئول آن روزنامه را شورای تیتر آن رسانه تشکیل می‌دهند. بنابر‌این در جهت‌گیری‌های اساسی روزنامه‌ها نیز دبیران سرویس در قالب شورای تیتر نقش اساسی دارند.
نگاه تیز‌بینانه و انتقادی دبیران سرویس در مطبوعات باعث می‌شود تا آنها در تبیین سیاست‌های مؤسسه متبوع خویش از روش‌ها و تکنیک‌های مختلف ژورنالیستی به بهترین نحو استفاده کنند. تشخیص اینکه روش تبیین خط‌مشی‌ها در چه قالب و شکلی باشد بر عهده دبیر سرویس است. آنها همچنین با احاطه بر تکنیک‌های صفحه آرایی و نظارت بر چینش موضوعات در صفحات تا حدودی بر بخش فنی و گرافیک روزنامه‌ها نیز تأثیرگذارند.
سرانجام اینکه دبیران سرویس با تصمیم‌گیری در خصوص نحوه پوشش خبری رخدادها، می‌توانند فرایند برجسته‌سازی و دروازه‌بانی اخبار در رسانه‌ها را کنترل کرده و آن را تحت نظارت داشته باشند. بدین‌ترتیب می‌توان گفت دبیران گروه قوی‌ترین دروازه‌بان خبری در رسانه‌ها نیز به شمار می‌روند.
با وجود این باید گفت نحوه انتخاب یا تغییر دبیران گروه در رسانه‌ها از هیچ قاعده مدون و رسمی خاصی پیروی نمی‌کند و هر رسانه بنابر مقتضیات حرفه‌ای و ملاحظات سازمانی خویش در نصب و عزل دبیران سرویس اقدام می‌کند. از این زاویه شاید بتوان اذعان کرد که دبیران سرویس آسیب‌پذیر‌ترین قشر در میان روزنامه‌نگاران نیز هستند.
