در عصر حاضر برای اندیشمندان و افراد موفق، «ارتباطات» تنها یک واژه نیست. آنان از ارتباطات استنباط عمیق‌تری دارند و در میدان رقابت کار و زندگی از آن به عنوان یک سلاح قدرتمند، اما بی‌خطر استفاده می‌کنند؛ زیرا بدون صدمه زدن و آزردن دیگران با بهره‌گیری از ارتباط موثر ساده‌تر از دیگران که به این سلاح تجهیز نیستند، به خواسته‌های مشروع خود نائل می‌شوند.
همه ما از کودکی شنیده‌ایم کار را باید به دست کاردان سپرد، به طور یقین این افراد کاردان اولین ویژگی‌شان «ارتباطات قوی» است، اما برخی از اشخاص دخالت‌های بیجا و سماجت‌های غیرموجه در یک امر را با ایجاد ارتباط موثر اشتباه می‌گیرند که این طرز تلقی را باید اصلاح کنند.
در سازمان‌ها نیز، مدیران مجرب می‌دانند برای بقای سازمان خود نیاز مبرمی به برقراری ارتباط دارند. قطعاً مدیری که نیاز به ایجاد ارتباطات موثر سازمانی را حس می‌کند، در جنگ رقابت و بقا به ابزارهای بیشتری مجهز است.
پی.استیفن رابینز، ارتباطات را این‌گونه تعریف می‌کند: «انتقال مقصود و منظور یک عضو گروه به دیگری». حال این سؤال مطرح می‌شود: چگونه می‌توان بدون ایجاد ابهام، این منظور و مقصود سازمانی را به طرف مقابل منتقل کرد؟
همواره در یک سازمان محدودیت‌ها و موانعی وجود دارد که می‌تواند در ایجاد ارتباط اختلال ایجاد کند. این موانع به دو گروه خارجی و داخلی قابل تقسیم می‌شوند. موانع خارجی عوامل فیزیکی هستند که در محیط خارج سازمان می‌توانند بر فرآیند ارتباطات تاثیر منفی گذاشته و آن را مختل کنند و موانع داخلی مجموعه عوامل درون سازمانی هستند که می‌توانند در جریان ارتباط تاثیر ناخوشایندی داشته باشند.
تعصبات، اختلاف زبان و عقاید، همهمه و سر و صدا و ذهنیات کلیشه‌ای را می‌توان به عنوان برخی از موانع ارتباطات نام برد. با توجه به محدودیت‌ها و موانعی که در هر سازمانی امکان وجودشان بسیار است، کسب مهارت‌هایی در ارتباطات ضروری به نظر می‌رسد. بر همین اساس، راهکارهای زیر توصیه می‌شود.
1 – مستمعی باشید که فعالانه گوش می‌دهد: اغلب مردم تفاوتی بین شنیدن و گوش کردن قائل نمی‌شوند، در حالی که گوش دادن فعال یکی از مهارت‌های ایجاد ارتباط موثر است و با شنیدن سطحی و بدون توجه بسیار تفاوت دارد. برای اینکه بتوان یک مستمع فعال بود، باید موارد زیر را رعایت کرد:
* باید در چشمان گوینده خیره شد و از توجه به محیط اطراف پرهیز کرد.
* با ژست مناسب و تایید سر برای گوینده این اطمینان را حاصل کرد که با حوصله به سخنان وی متمرکز هستید و دقت و آمادگی لازم جهت شنیدن را دارید.
* از حرکات زائد و اضافی و کارهای حاشیه‌ای مانند تغییر مکان و صحبت با تلفن همراه اجتناب ورزید.
* طرح پرسش‌های مرتبط به گوینده این حس را القاء می‌کند که شما سعی در درک همه جانبه سخنان دارید.
*تفسیر و تعبیر سخن گوینده مفید فایده خواهد بود.
* سعی نمایید حتی‌الامکان حرفهای گوینده را قطع نکنید و برای رفع ابهامات احتمالی پس از اتمام سخنان وی، سوالات خود را بپرسید.
* از پرگویی پرهیز کنید.
* بدون اینکه سوءتفاهمی صورت گیرد که گوینده حس کند از شنیدن حرف‌هایش دلزده و یا بی‌نیاز هستید، به آرامی و احتیاط نقش گوینده و شنونده را تغییر دهید.
2– بازخورد نمودن نتایج به روش حرفهای: هم نتایج مثبت و هم نتایج منفی قابل بازخورد هستند. از آنجایی که نتایج مثبت بدیهی و واضح به نظر می‌رسند، همیشه ساده‌تر از نتایج منفی قابل قبول هستند و شنونده جز در پذیرش آن مقاومت نمی‌کند. اما در برابر شنیده‌های منفی مقاومت می‌کند و به سادگی پذیرای نتایج منفی نیست، مگر آنکه با استدلال بسیار محکم عنوان شود. موارد زیر، نکته‌هایی هستند که افراد می‌توانند در ارتباطات جهت بازخورد نمودن موثر از آن بهره گیرند:
* تاکید باید بر رفتارهای خاص باشد.
* نباید شخص ویژه و عده محدودی را مد نظر قرار داد.
* باید همواره به خاطر داشت که در بازخورد نتایج هدف رکن اصلی است.
* نتایج باید در زمان مناسب اعلام شوند.
* باید نتیجه منفی را جایگزین رفتاری کرد که گیرنده خبر می‌تواند آن نوع رفتار را درک و کنترل کند.
کوتاه سخن اینکه مدیران، کارکنان و سطوح مختلف سازمان با درک فرآیند ارتباط سازمانی قادر می‌شوند علاوه بر اینکه به نتایج مطلوبتری دست یابند و به شیوه ساده‌تری خواسته‌ها و ایده‌های خود را بیان کنند، تاثیر بسزایی نیز بر اطرافیان خود گذاشته و به تقویت ساختار سازمان و تبادل اطلاعات بپردازند.
