سازمانهای ایرانی هر روز حجم زیادی از اطلاعات را در قالب نامه، صورتجلسه، فایل صوتی، تصویر اسناد، فرمهای چاپی و مکاتبات داخلی تولید میکنند. مشکل اصلی فقط زیادبودن این اطلاعات نیست؛ بلکه بخش قابلتوجهی از آنها به شکلی ثبت میشوند که جستوجو، ویرایش و استفاده دوباره از آنها دشوار است.
یک جلسه مهم برگزار میشود، اما تنظیم صورتجلسه آن چند روز زمان میبرد. سندی کاغذی به سازمان میرسد، ولی اطلاعات آن باید دوباره بهصورت دستی تایپ شود. گزارش یک بازدید به شکل صوتی ضبط میشود، اما تا زمانی که فردی آن را پیادهسازی نکند، امکان استفاده سازمانی از محتوای آن وجود ندارد.
اتوماسیون اداری مجهز به هوش مصنوعی میتواند این فاصله میان «تولید اطلاعات» و «استفاده از اطلاعات» را کاهش دهد. در چنین سامانهای، هوش مصنوعی قرار نیست جایگزین تصمیمگیری انسان شود؛ بلکه وظیفه دارد اطلاعات خام را سریعتر به دادهای قابل استفاده، جستوجو و پیگیری تبدیل کند.
اتوماسیون اداری هوشمند چگونه اطلاعات سازمان را قابل جستوجو و استفاده میکند؟
بایگانی اسناد برای سالها یکی از وظایف اصلی سیستمهای اداری بوده است. بااینحال، نگهداری یک سند بهتنهایی به معنای استفاده مؤثر از محتوای آن نیست. ممکن است هزاران فایل در بایگانی دیجیتال یک سازمان وجود داشته باشند، اما پیداکردن اطلاعات مورد نیاز در آنها همچنان زمانبر باشد.
سازمانها باید بتوانند اطلاعات موجود در فایلهای صوتی، تصاویر و اسناد چاپی را نیز به بخشی از حافظه قابل جستوجوی خود تبدیل کند. این تغییر باعث میشود مرز میان انواع مختلف محتوا کمتر شود. یک فایل صوتی میتواند به متن صورتجلسه تبدیل شود و تصویر یک نامه قدیمی نیز به سندی قابل ویرایش و جستوجو تبدیل گردد.
نتیجه چنین تغییری فقط افزایش سرعت نیست. سازمان میتواند:
- دانش پراکنده کارکنان را بهتر ثبت کند.
- سابقه تصمیمها را در دسترس نگه دارد.
- اطلاعات اسناد قدیمی را دوباره مورد استفاده قرار دهد.
- وابستگی خود را به ورود دستی داده کاهش دهد.
- دسترسی کارشناسان به سوابق را سادهتر کند.
- زمان تهیه گزارش و مستندسازی را کاهش دهد.
هوش مصنوعی در اینجا نقشی شبیه مترجم میان اطلاعات غیرساختاریافته و سیستم اداری دارد؛ یعنی صوت، تصویر و سند چاپی را به محتوایی تبدیل میکند که بتوان آن را در فرآیندهای روزمره سازمان به کار گرفت.
نقش تبدیل صوت به نوشتار در توسعه اتوماسیون اداری هوشمند
جلسات بخش مهمی از فعالیت سازمانها را تشکیل میدهند، اما همیشه تمام تصمیمها و نکات مطرحشده در آنها بهدرستی ثبت نمیشوند. گاهی تنها چند یادداشت کوتاه از یک جلسه باقی میماند و گاهی آمادهسازی صورتجلسه آنقدر به تأخیر میافتد که بخشی از جزئیات از بین میرود.
ماژول تبدیل صوت به نوشتار یا Speech to Text در اتوماسیون اداری هوشمند آیکن، امکان تبدیل گفتار ضبطشده به متن را فراهم میکند. طبق توضیحات آیکن، این قابلیت از زبان فارسی نیز پشتیبانی میکند و میتواند برای تولید سریعتر اسناد متنی مورد استفاده قرار گیرد.
کاربرد این ماژول تنها به جلسات رسمی محدود نیست. کارکنان میتوانند از آن در موقعیتهای مختلف استفاده کنند:
- ثبت گزارش بازدیدهای میدانی
- مستندسازی جلسه با مشتری
- تبدیل توضیحات مدیر به پیشنویس نامه
- ثبت گزارش تعمیر، بازرسی یا کنترل پروژه
- مستندسازی مصاحبههای سازمانی
- تهیه متن اولیه برای دستورها و ابلاغیهها
- ثبت سریع ایدهها و نکات کاری
برای مثال، کارشناس یک شرکت خدماتی میتواند پس از بازدید از پروژه، گزارش خود را بهصورت صوتی ثبت کند. متن اولیه گزارش بدون نیاز به تایپ کامل آماده میشود و کارشناس تنها مسئول بازبینی، اصلاح و تأیید آن خواهد بود.
این روش میتواند نقش کارکنان را از «تایپکننده اطلاعات» به «بازبین و تکمیلکننده محتوا» تغییر دهد. البته متن تولیدشده بهوسیله هوش مصنوعی، بهخصوص در اسناد رسمی، باید پیش از ثبت یا ارسال نهایی توسط کاربر بررسی شود.
کاربرد OCR در اتوماسیون اداری و دیجیتالسازی اسناد سازمانی
با وجود گسترش سامانههای دیجیتال، بسیاری از سازمانهای ایرانی همچنان حجم زیادی از اسناد چاپی، نامههای اسکنشده، فرمها و پروندههای قدیمی در اختیار دارند. این اسناد ممکن است به شکل تصویر نگهداری شوند، اما متن داخل آنها برای سیستم قابل جستوجو یا ویرایش نباشد.
فناوری OCR یا تبدیل تصویر به متن، محتوای نوشتاری موجود در تصویر را تشخیص میدهد و آن را به متن دیجیتال تبدیل میکند. ماژول OCR معرفیشده برای اتوماسیون اداری آیکن، برای تبدیل اسناد چاپی، تصاویر متنی و دستنوشتهها به محتوای قابل ویرایش طراحی شده است.
این قابلیت میتواند در فعالیتهایی مانند موارد زیر کاربرد داشته باشد:
- دیجیتالسازی پروندههای قدیمی
- استخراج متن نامههای اسکنشده
- تبدیل فرمهای چاپی به اطلاعات قابل پردازش
- آمادهسازی سریع متن برای مکاتبات جدید
- جستوجو در محتوای تصاویر بایگانیشده
- کاهش تایپ مجدد شمارهها، تاریخها و موضوعات
- تسهیل انتقال اسناد کاغذی به بایگانی الکترونیکی
تصور کنید سازمانی بخواهد سابقه یک قرارداد قدیمی را بررسی کند. اگر نسخه موجود فقط تصویر اسکنشده باشد، کارشناس باید صفحهبهصفحه آن را مطالعه کند. اما با تبدیل تصویر به متن، امکان جستوجوی نام شرکت، شماره قرارداد یا عبارت مورد نظر فراهم میشود.
به این ترتیب، OCR فقط ابزار تبدیل فرمت نیست؛ بلکه راهی برای فعالکردن دوباره اطلاعاتی است که سالها در تصاویر و اسناد کاغذی محبوس ماندهاند.
هوش مصنوعی چگونه تجربه کار با اتوماسیون اداری را متحول میکند؟
در اتوماسیون اداری سنتی، کاربر باید تقریباً تمام اطلاعات را از طریق صفحهکلید وارد کند. هر نامه، گزارش یا صورتجلسه باید تایپ شود و اطلاعات اسناد چاپی نیز بهصورت دستی به سیستم منتقل شوند.
با اضافهشدن ابزارهای هوش مصنوعی، روش ورود اطلاعات متنوعتر میشود. کاربر میتواند صحبت کند، تصویر سند را وارد کند و سپس متن تولیدشده را بررسی کند. این تغییر، بهویژه برای مدیران، کارشناسان میدانی و کارکنانی که زمان زیادی را خارج از میز کار میگذرانند، اهمیت دارد.
مزیتهای این تجربه جدید عبارتاند از:
- تولید سریعتر پیشنویس اسناد
- کاهش حجم تایپ روزانه
- ثبت اطلاعات در همان زمان تولید
- کاهش فاصله میان جلسه و تهیه صورتجلسه
- استفاده بهتر از اسناد اسکنشده
- دسترسی سریعتر به محتوای پروندهها
- افزایش امکان جستوجو در بایگانی سازمان
اتوماسیون اداری آیکن علاوه بر امکانات مدیریت نامههای وارده، صادره و داخلی، از بایگانی الکترونیکی، گردش مکاتبات، پیگیری ارجاعات و دسترسی تحت وب پشتیبانی میکند. قابلیت تبدیل گفتار به متن نیز در صفحه معرفی محصول در میان امکانات مبتنی بر هوش مصنوعی آن ذکر شده است.
ترکیب این قابلیتها میتواند چرخهای ایجاد کند که در آن اطلاعات سریعتر تولید، ثبت، طبقهبندی و بازیابی شوند.
هوشمندسازی لزوماً نباید با یک پروژه بزرگ و پرریسک آغاز شود. سازمان میتواند ابتدا فعالیتهایی را انتخاب کند که حجم بالایی دارند، تکراری هستند و زمان زیادی از کارکنان میگیرند.
یک مسیر اجرایی مناسب میتواند شامل مراحل زیر باشد:
- شناسایی اسناد و فعالیتهای زمانبر
- انتخاب یک کاربرد مشخص مانند تهیه صورتجلسه
- اجرای آزمایشی در یک واحد سازمانی
- بررسی دقت متنهای تولیدشده
- تعریف فرآیند بازبینی و تأیید انسانی
- آموزش کاربران و دریافت بازخورد
- گسترش تدریجی سامانه به سایر واحدها
سازمان میتواند در مرحله نخست از تبدیل صوت به نوشتار برای جلسات داخلی استفاده کند و سپس OCR را برای دیجیتالسازی اسناد قدیمی به کار بگیرد. این اجرای مرحلهای، فرصت اصلاح روشها و افزایش پذیرش کارکنان را فراهم میکند.
تکمیل مدیریت دیجیتال با نرمافزار BPMS و نرمافزار حضور و غیاب آیکن
اتوماسیون اداری هوشمند، اطلاعات و مکاتبات سازمان را مدیریت میکند؛ اما تحول دیجیتال زمانی کاملتر میشود که فرآیندها و اطلاعات منابع انسانی نیز در یک ساختار هماهنگ قرار گیرند.
از دیگر محصولات قابل استفاده در کنار اتوماسیون اداری آیکن میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- نرمافزار BPMS آیکن : نرمافزار BPMS برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسبوکار به کار میرود. سازمان میتواند نامهها و اطلاعات استخراجشده از صوت یا تصویر را وارد یک گردشکار مشخص کند و مراحل بررسی، تأیید و اقدام را تحت کنترل قرار دهد. محصول BPMS استاندارد آیکن از ابزارهایی مانند فرمساز، گردش کار، گزارشساز و داشبورد مدیریتی پشتیبانی میکند.
- نرمافزار حضور و غیاب آیکن: نرمافزار حضور و غیاب برای مدیریت تردد، شیفتها، مرخصی، مأموریت، دورکاری و اطلاعات کارکرد کارکنان ارائه شده است. سامانه حضور و غیاب آیکن تحت وب است و بر بستر BPMS این مجموعه توسعه یافته است.
این محصولات میتوانند هرکدام بخشی از مدیریت دیجیتال را پوشش دهند: اتوماسیون اداری برای اسناد و مکاتبات، BPMS برای گردش فرآیندها و حضور و غیاب برای مدیریت کارکرد نیروی انسانی.
آینده سازمانهای ایرانی تنها در حذف کاغذ خلاصه نمیشود. مرحله بعدی تحول، تبدیل اطلاعات خام به دانشی است که بتوان آن را جستوجو، ویرایش، ارجاع و در تصمیمهای سازمانی استفاده کرد.
ماژولهای تبدیل صوت به نوشتار و تبدیل تصویر به متن، دو نمونه عملی از این تحول هستند. این ابزارها میتوانند فاصله میان گفتهشدن یک موضوع، ثبت آن و استفاده سازمانی از آن را کاهش دهند. سازمانهایی که از امروز برای مدیریت هوشمند اطلاعات خود برنامهریزی کنند، در آینده حافظه سازمانی منسجمتر، فرآیندهای سریعتر و نیروی انسانی متمرکزتری خواهند داشت.