مينا شهني
نقش اسناد و درجه اعتبار آنها پايه اصلي پژوهش را تشكيل مي دهد. برگه هاي پراكنده اي نزد مردم به يادگار مانده است؛ يادگارهاي قديمي كه در صندوقچه هاي مادربزرگ نگهداري مي شود. در ميان خانواده هاي ايراني رسم بر اين است كه سندهاي خانوادگي نزد فرزند بزرگتر خانواده - بويژه فرزندان پسر - به امانت سپرده مي شود. رويارويي با اسناد به يادگار مانده در بيشتر خانواده هاي ايراني با مراسم خاصي همراه است. شايد شما هم از جمله كساني باشيد كه هرگز سندهاي آبا و اجدادي تان را نديده و تنها وصفش را از سايرين شنيده باشيد. به نظر بزرگترها و بزرگان خانواده اسناد را بهتر است هميشه در بسته بندي هاي مطمئن و در صندوقچه هاي سنگين نگهداري كرد. همين شيوه نگهداري سبب شده است كه تاكنون بسياري از اسناد خانوادگي پس از چند دهه، كاملا پوسيده و از بين رفته باشد. به نظر مي رسد شيوه نگهداري اسناد در خانواده ها سبب شده است كه اسناد كمتر از آنچه بايد، عمر كنند. در واقع اين شيوه هاي نگهداري بيش از آنكه عمر اسناد را طولاني كند، آن را كاهش مي دهد.
تصاحب و تملك اسناد و احساس رضايتمندي حاصل از تملك آنها، مهمترين عاملي است كه سبب شده خانواده ها از تحويل اسناد به مراكز نگهداري خودداري كنند. هرچند مراكز نگهداري اسناد بهترين راه حل ها براي جلوگيري از فساد سندها را در اختيار دارند، اما حس مالكيت افراد، آنها را از تحويل اسناد بازداشته است.
مركز اسناد ملي چندي پيش تمايلش را به گندزدايي و مرمت اسناد خانگي اعلام كرده است، گو اينكه اين تمايل با اقبال هموطنانمان مواجه شد.
براي تغيير نگرش اجتماعي هيچ مكانيسم يگانه و قالبي را نمي توان مشخص كرد. هيچ راه حل مناسبي براي سرعت بخشيدن به تغييرات اجتماعي نمي توان مشخص كرد، اما اين تعاريف به اين معنا نيست كه ما نمي توانيم درباره تغيير اجتماعي دست به تعميم بزنيم. از اين جهت بايد از تمام باورها و مفاهيم كلي اجتماعي در پيشبرد اهداف جمعي سود برد. اسناد هرگاه نزد ما باشند، تنها در تملك ما هستند و ما هرگز نمي توانيم آنها را در برابر آفت ها محافظت كنيم، اما با سپردن سندهايمان به مراكز تحقيقاتي و مطالعاتي علاوه بر دوام بيشتر، براي پژوهشگران نيز مفيد فايده هستند.تملك خصوصي
مينا شهني
نقش اسناد و درجه اعتبار آنها پايه اصلي پژوهش را تشكيل مي دهد. برگه هاي پراكنده اي نزد مردم به يادگار مانده است؛ يادگارهاي قديمي كه در صندوقچه هاي مادربزرگ نگهداري مي شود. در ميان خانواده هاي ايراني رسم بر اين است كه سندهاي خانوادگي نزد فرزند بزرگتر خانواده - بويژه فرزندان پسر - به امانت سپرده مي شود. رويارويي با اسناد به يادگار مانده در بيشتر خانواده هاي ايراني با مراسم خاصي همراه است. شايد شما هم از جمله كساني باشيد كه هرگز سندهاي آبا و اجدادي تان را نديده و تنها وصفش را از سايرين شنيده باشيد. به نظر بزرگترها و بزرگان خانواده اسناد را بهتر است هميشه در بسته بندي هاي مطمئن و در صندوقچه هاي سنگين نگهداري كرد. همين شيوه نگهداري سبب شده است كه تاكنون بسياري از اسناد خانوادگي پس از چند دهه، كاملا پوسيده و از بين رفته باشد. به نظر مي رسد شيوه نگهداري اسناد در خانواده ها سبب شده است كه اسناد كمتر از آنچه بايد، عمر كنند. در واقع اين شيوه هاي نگهداري بيش از آنكه عمر اسناد را طولاني كند، آن را كاهش مي دهد.
تصاحب و تملك اسناد و احساس رضايتمندي حاصل از تملك آنها، مهمترين عاملي است كه سبب شده خانواده ها از تحويل اسناد به مراكز نگهداري خودداري كنند. هرچند مراكز نگهداري اسناد بهترين راه حل ها براي جلوگيري از فساد سندها را در اختيار دارند، اما حس مالكيت افراد، آنها را از تحويل اسناد بازداشته است.
مركز اسناد ملي چندي پيش تمايلش را به گندزدايي و مرمت اسناد خانگي اعلام كرده است، گو اينكه اين تمايل با اقبال هموطنانمان مواجه شد.
براي تغيير نگرش اجتماعي هيچ مكانيسم يگانه و قالبي را نمي توان مشخص كرد. هيچ راه حل مناسبي براي سرعت بخشيدن به تغييرات اجتماعي نمي توان مشخص كرد، اما اين تعاريف به اين معنا نيست كه ما نمي توانيم درباره تغيير اجتماعي دست به تعميم بزنيم. از اين جهت بايد از تمام باورها و مفاهيم كلي اجتماعي در پيشبرد اهداف جمعي سود برد. اسناد هرگاه نزد ما باشند، تنها در تملك ما هستند و ما هرگز نمي توانيم آنها را در برابر آفت ها محافظت كنيم، اما با سپردن سندهايمان به مراكز تحقيقاتي و مطالعاتي علاوه بر دوام بيشتر، براي پژوهشگران نيز مفيد فايده هستند.

محمد مطلق
سند تمامي اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها،  عكس ها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها،  فيلم ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه هاي دولتي و وابسته به دولت، تهيه يا دريافت مي شود
معمولا با شنيدن واژه سند، اولين چيزي كه به ذهنمان خطور مي كند، سند ماشين، سند منزل و سند ازدواج است. اينها سندهاي كاغذي هستند؛ سندهاي كاغذيي كه اغلب براي خود ما داراي ارزشند، اما سندها هميشه كاغذي و شخصي نيستند. جنس بعضي از آنها سنگي، چرمي، فلزي يا حتي ذهني است. حتما شنيده ايد كه وقت بحث و جدل مي گويند سند بياور. گاهي اوقات معناي اين سند آوردن ها يعني دفاع از تاريخ، فرهنگ و مرز و بوم مثل همان سندهايي كه نشان مي دهد حد و مرز كشور كجاست يا اينكه چه عناصري ريشه تاريخي و فرهنگي ما را شكل داده اند؟
راستي كه چه ابعاد گوناگوني دارد اين سند، اگر حرف ما براي شما سند است، گزارش مستند ما را از اسناد بخوانيد.
سند چيست؟
«سند از نظر لغوي به معني مدرك مستند، تكيه گاه و چيزي است كه بتوان بدان اعتماد كرد» اين تعريفي است كه دكتر كيانوش كياني معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي از سند ارائه مي دهد و در ادامه با اشاره به قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران مي گويد: «در قانون تاسيس سازمان  اسناد ملي ايران مصوب 17/2/49 به تمامي اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها،  عكس ها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها،  فيلم ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه هاي دولتي و وابسته به دولت، تهيه يا دريافت مي شود و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي،  قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي و تاريخي ارزش نگهداري دائمي داشته باشد، «سند» گفته مي شود. اما به طور كلي سند عبارت است از اطلاعات ضبط شده اعم از نوشتاري، ديداري و شنيداري كه آن را اشخاص حقيقي و حقوقي، ايجاد يا دريافت كرده اند و داراي ارزش هاي اوليه و ثانويه (استنادي و پژوهشي) است.»
گاه برخي اسناد چنان داراي ارزش مي شوند كه مستند آن را از ياد مي بريم. به عنوان مثال نمي توان ادعا كرد سند يك اتومبيل از خود اتومبيل ارزش و اعتبار بيشتري دارد لااقل براي دارنده آن، اما اين معادله هميشه بدين شكل نيست و سندهاي تاريخي كه به صورت شيء يا نوشتار در موزه ها حفظ و نگهداري مي شوند بر اين موضوع صحه مي گذارند. چرا كه آنها زماني دليل بودن چيزي بوده اند كه اكنون وجود ندارند، اما خود سند پابرجاست مثل شناسنامه خانم فاطمه تهراني كه به عنوان اولين سند سجلي ايران در موزه شناسنامه ثبت اسناد، قرن  ها و قرن ها نفس خواهد كشيد و زنده خواهد ماند.
علت نگهداري سند
كارشناسان سند چهار دليل علت نگهداري سند را سابقه، استناد، قابليت پاسخگويي و ارزش پژوهشي آن ذكر مي كنند. دكتر كياني در اين باره مي گويد: «نهادهاي حكومتي، دولت و موسسات وابسته به دولت در جريان روزمره فعاليت هاي خود، اسنادي توليد مي كنند كه بعدها نيز براي اطلاع از روند اقدامات و تصميمات به آنها مراجعه مي شود. اين ارزش سابقه اي اسناد است به علاوه اسناد داراي ارزش استنادي نيز هستند و در هر اقدامي مي توان به آنها استناد كرد و در واقع حافظه اداري در استان،  منطقه يا در سطح ملي هستند. از اين گذشته در دسترس بودن و موجود بودن اسناد دولتي، باعث مي شود تا دولت ها در صورت لزوم بتوانند پاسخگوي اقدامات خود باشند و در نهايت اينكه اسناد پس از خروج از چرخه اداري، داراي ارزش ثانويه يا پژوهشي مي شوند و در بررسي و تحقيق در مورد تاريخ علم و تاريخ محض، سرمايه پربهايي براي پژوهش هاي علمي، كاربردي، آمايش سرزمين و تاريخ هستند.»
كارشناسان مي گويند نگهداري سند در ايران به زمان هاي بسيار دور برمي گردد، اگرچه با وجود سابقه طولاني هنوز اين چالش وجود دارد كه منظور از نگهداري سند چيست؟  آيا جمع آوري و حفظ نگهداري اسناد حتي با پيشرفته ترين روش هاي روز تمامي هدف ما از داشتن سندهاست؟
اين مشكل بويژه در مراكز نگهداري از اسناد علمي بيشتر خود را نشان مي دهد؛ جايي كه اغلب تمام تلاش مديران در انبار كردن اطلاعات و به همان ميزان فاسد كردن آنها متمركز مي شود در حالي كه در چنين مراكزي ارائه اسناد با روش هاي مدرن به پژوهشگران هدف اصلي از جمع آوري آنهاست و در عين حال هر روز بايد اطلاعات كهنه را بايگاني كرد تا مجموعه دچار آلودگي اطلاعاتي نشود. اما از چه زماني شروع به جمع آوري يا از ديد منتقدان انبار كردن اسناد پرداخته ايم؟
سندهاي تاريخي به ما مي گويند براي اولين بار در دوران هخامنشيان بايگاني سلطنتي تشكيل شد كه هسته اصلي امپراتوري به شمار مي رفت، به اين معنا كه رئيس بايگاني مغز متفكر سازمان اداري بود و فرمان شاه را به زيردستان ابلاغ مي كرد. ايرانيان پس از فتح ايلام با لوح هاي گلي آشنا شدند و از آن براي اسناد اداري و تجاري سود بردند. در قرن پنجم پيش از ميلاد هم از موادي مثل چرم و پاپيروس براي نوشتن اسناد استفاده كردند كه به علت آسيب پذيري متاسفانه سندهاي اندك از آن زمان يعني حكومت هخامنشيان به جا مانده است!
به روايت تاريخ يكي از گنجينه هاي پر ارزش اين دوره كه در شنزارهاي مصر پيدا شده، كيسه اي پستي است با نامه هايي به مقصدهاي نامعلوم كه تاريخ آنها به سال 410 تا 411 پيش از ميلاد برمي گردد.
پس از تسلط يونانيان بر ايران، اسكندر با بهره گيري از شيوه  ها و بنيادهاي آرشيوي ايرانيان، باعث رشد و توسعه اين بخش شد و بعدها ساير حكومت ها نيز از بايگاني و آرشيو اسناد استقبال كردند. بنابراين مي توان گفت ايرانيان نخستين كساني بودند كه به مستند سازي و جمع آوري سندها همت گمارده اند. پس از آن فرهنگ بايگاني چنان رواج يافت كه در دوره صفويه حتي تمامي اعداد و ارقام مربوط به امور مالي ثبت مي شد و در محل نگهداري مخصوصي كه "انبار دفتر خانه ديوان اعلا" نام داشت محافظت مي شد. اين محل نگهداري ظاهرا چهلستون اصفهان بوده است.
در دوره قاجاريه نيز از زمان فتحعلي شاه، اسناد و مكاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداري شد و آرشيو زيرنظر اداره بيوتات به كار خود ادامه داد. از زمان ناصرالدين شاه ، علاوه بر بخش نگهداري اسناد دربار، اسناد سياسي در وزارت امورخارجه و اسناد مالي در دستگاه ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد،اگر چه روش درستي براي حفاظت و نگهداري آنها وجود نداشت تا اينكه در سال 1278وزارت خارجه به پيروي از روش هاي بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را مرتب كرد.
پس از انقلاب مشروطه و طي سالهاي 1280تا۱۳۰۹ شمسي اقداماتي براي به كار بردن روش هاي نوين بايگاني با استفاده از دانش هيات هاي فرانسوي و بلژيكي انجام گرفت تا اينكه درسال 1309 تاسيس مركزي براي حفظ اسناد دولتي در جلسه هيات وزيران به تصويب رسيد. به اين ترتيب تا سال 1345 كه لايحه تاسيس "سازمان اسناد ملي ايران" به هيات دولت ارائه شد، هرچند وقت يكبار لوايحي در اين باره مورد بررسي قرار مي گرفت.
روز اسناد ملي
با گذشت زمان اكنون نه تنها بي نياز از وجود سندها نيستيم، بلكه كارايي و كاربرد آنها روز به روز افزون تر مي شود چنانچه مي توان دنياي امروز را دنياي سندها ناميد. اين عبارت يك جمله كليشه اي و فانتزي نيست؛ از آن دست جمله ها كه در مورد هر چيزي مي توان به كار برد: دنياي انرژي، دنياي اطلاعات، دنياي ... . امروزه ما حتي براي آنكه ثابت كنيم يك شهرونديم مثل همه شما شهروندان بايد سند رو كنيم، بدون سند نمي توان وارد اداره اي شد، بدون سند نمي توان به مسافرت رفت، بدون سند نمي توان كار كرد و بدون سند... بنابراين سندها ديگر سندهاي اداري شامل مكاتبات و مراسلات و فرمان ها نيستند. حالا سندها همه جا حضور دارند، كشوي ميزكار، كيف پول و انبارخانه، بنابراين چه بهتر كه روزي هم به نام روز سند وجود داشته باشد تا از يك سو زحمات بايگان ها و مسئولان اسناد كشور ارج نهاده شود و از سوي ديگر فرهنگ حفظ و نگهداري از اسناد در جامعه و ميان ما شهروندان ارتقا پيدا كند.


معمولا با شنيدن واژه سند، اولين چيزي كه به ذهنمان خطور مي كند، سند ماشين، سند منزل و سند ازدواج است. اينها سندهاي كاغذي هستند؛ سندهاي كاغذيي كه اغلب براي خود ما داراي ارزشند، اما سندها هميشه كاغذي و شخصي نيستند. جنس بعضي از آنها سنگي، چرمي، فلزي يا حتي ذهني است. حتما شنيده ايد كه وقت بحث و جدل مي گويند سند بياور. گاهي اوقات معناي اين سند آوردن ها يعني دفاع از تاريخ، فرهنگ و مرز و بوم مثل همان سندهايي كه نشان مي دهد حد و مرز كشور كجاست يا اينكه چه عناصري ريشه تاريخي و فرهنگي ما را شكل داده اند؟
راستي كه چه ابعاد گوناگوني دارد اين سند، اگر حرف ما براي شما سند است، گزارش مستند ما را از اسناد بخوانيد.
سند چيست؟
«سند از نظر لغوي به معني مدرك مستند، تكيه گاه و چيزي است كه بتوان بدان اعتماد كرد» اين تعريفي است كه دكتر كيانوش كياني معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي از سند ارائه مي دهد و در ادامه با اشاره به قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران مي گويد: «در قانون تاسيس سازمان  اسناد ملي ايران مصوب 17/2/49 به تمامي اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها،  عكس ها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها،  فيلم ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه هاي دولتي و وابسته به دولت، تهيه يا دريافت مي شود و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي،  قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي و تاريخي ارزش نگهداري دائمي داشته باشد، «سند» گفته مي شود. اما به طور كلي سند عبارت است از اطلاعات ضبط شده اعم از نوشتاري، ديداري و شنيداري كه آن را اشخاص حقيقي و حقوقي، ايجاد يا دريافت كرده اند و داراي ارزش هاي اوليه و ثانويه (استنادي و پژوهشي) است.»
گاه برخي اسناد چنان داراي ارزش مي شوند كه مستند آن را از ياد مي بريم. به عنوان مثال نمي توان ادعا كرد سند يك اتومبيل از خود اتومبيل ارزش و اعتبار بيشتري دارد لااقل براي دارنده آن، اما اين معادله هميشه بدين شكل نيست و سندهاي تاريخي كه به صورت شيء يا نوشتار در موزه ها حفظ و نگهداري مي شوند بر اين موضوع صحه مي گذارند. چرا كه آنها زماني دليل بودن چيزي بوده اند كه اكنون وجود ندارند، اما خود سند پابرجاست مثل شناسنامه خانم فاطمه تهراني كه به عنوان اولين سند سجلي ايران در موزه شناسنامه ثبت اسناد، قرن  ها و قرن ها نفس خواهد كشيد و زنده خواهد ماند.
علت نگهداري سند
كارشناسان سند چهار دليل علت نگهداري سند را سابقه، استناد، قابليت پاسخگويي و ارزش پژوهشي آن ذكر مي كنند. دكتر كياني در اين باره مي گويد: «نهادهاي حكومتي، دولت و موسسات وابسته به دولت در جريان روزمره فعاليت هاي خود، اسنادي توليد مي كنند كه بعدها نيز براي اطلاع از روند اقدامات و تصميمات به آنها مراجعه مي شود. اين ارزش سابقه اي اسناد است به علاوه اسناد داراي ارزش استنادي نيز هستند و در هر اقدامي مي توان به آنها استناد كرد و در واقع حافظه اداري در استان،  منطقه يا در سطح ملي هستند. از اين گذشته در دسترس بودن و موجود بودن اسناد دولتي، باعث مي شود تا دولت ها در صورت لزوم بتوانند پاسخگوي اقدامات خود باشند و در نهايت اينكه اسناد پس از خروج از چرخه اداري، داراي ارزش ثانويه يا پژوهشي مي شوند و در بررسي و تحقيق در مورد تاريخ علم و تاريخ محض، سرمايه پربهايي براي پژوهش هاي علمي، كاربردي، آمايش سرزمين و تاريخ هستند.»
كارشناسان مي گويند نگهداري سند در ايران به زمان هاي بسيار دور برمي گردد، اگرچه با وجود سابقه طولاني هنوز اين چالش وجود دارد كه منظور از نگهداري سند چيست؟  آيا جمع آوري و حفظ نگهداري اسناد حتي با پيشرفته ترين روش هاي روز تمامي هدف ما از داشتن سندهاست؟
اين مشكل بويژه در مراكز نگهداري از اسناد علمي بيشتر خود را نشان مي دهد؛ جايي كه اغلب تمام تلاش مديران در انبار كردن اطلاعات و به همان ميزان فاسد كردن آنها متمركز مي شود در حالي كه در چنين مراكزي ارائه اسناد با روش هاي مدرن به پژوهشگران هدف اصلي از جمع آوري آنهاست و در عين حال هر روز بايد اطلاعات كهنه را بايگاني كرد تا مجموعه دچار آلودگي اطلاعاتي نشود. اما از چه زماني شروع به جمع آوري يا از ديد منتقدان انبار كردن اسناد پرداخته ايم؟
سندهاي تاريخي به ما مي گويند براي اولين بار در دوران هخامنشيان بايگاني سلطنتي تشكيل شد كه هسته اصلي امپراتوري به شمار مي رفت، به اين معنا كه رئيس بايگاني مغز متفكر سازمان اداري بود و فرمان شاه را به زيردستان ابلاغ مي كرد. ايرانيان پس از فتح ايلام با لوح هاي گلي آشنا شدند و از آن براي اسناد اداري و تجاري سود بردند. در قرن پنجم پيش از ميلاد هم از موادي مثل چرم و پاپيروس براي نوشتن اسناد استفاده كردند كه به علت آسيب پذيري متاسفانه سندهاي اندك از آن زمان يعني حكومت هخامنشيان به جا مانده است!
به روايت تاريخ يكي از گنجينه هاي پر ارزش اين دوره كه در شنزارهاي مصر پيدا شده، كيسه اي پستي است با نامه هايي به مقصدهاي نامعلوم كه تاريخ آنها به سال 410 تا 411 پيش از ميلاد برمي گردد.
پس از تسلط يونانيان بر ايران، اسكندر با بهره گيري از شيوه  ها و بنيادهاي آرشيوي ايرانيان، باعث رشد و توسعه اين بخش شد و بعدها ساير حكومت ها نيز از بايگاني و آرشيو اسناد استقبال كردند. بنابراين مي توان گفت ايرانيان نخستين كساني بودند كه به مستند سازي و جمع آوري سندها همت گمارده اند. پس از آن فرهنگ بايگاني چنان رواج يافت كه در دوره صفويه حتي تمامي اعداد و ارقام مربوط به امور مالي ثبت مي شد و در محل نگهداري مخصوصي كه "انبار دفتر خانه ديوان اعلا" نام داشت محافظت مي شد. اين محل نگهداري ظاهرا چهلستون اصفهان بوده است.
در دوره قاجاريه نيز از زمان فتحعلي شاه، اسناد و مكاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداري شد و آرشيو زيرنظر اداره بيوتات به كار خود ادامه داد. از زمان ناصرالدين شاه ، علاوه بر بخش نگهداري اسناد دربار، اسناد سياسي در وزارت امورخارجه و اسناد مالي در دستگاه ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد،اگر چه روش درستي براي حفاظت و نگهداري آنها وجود نداشت تا اينكه در سال 1278وزارت خارجه به پيروي از روش هاي بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را مرتب كرد.
پس از انقلاب مشروطه و طي سالهاي 1280تا۱۳۰۹ شمسي اقداماتي براي به كار بردن روش هاي نوين بايگاني با استفاده از دانش هيات هاي فرانسوي و بلژيكي انجام گرفت تا اينكه درسال 1309 تاسيس مركزي براي حفظ اسناد دولتي در جلسه هيات وزيران به تصويب رسيد. به اين ترتيب تا سال 1345 كه لايحه تاسيس "سازمان اسناد ملي ايران" به هيات دولت ارائه شد، هرچند وقت يكبار لوايحي در اين باره مورد بررسي قرار مي گرفت.
روز اسناد ملي
با گذشت زمان اكنون نه تنها بي نياز از وجود سندها نيستيم، بلكه كارايي و كاربرد آنها روز به روز افزون تر مي شود چنانچه مي توان دنياي امروز را دنياي سندها ناميد. اين عبارت يك جمله كليشه اي و فانتزي نيست؛ از آن دست جمله ها كه در مورد هر چيزي مي توان به كار برد: دنياي انرژي، دنياي اطلاعات، دنياي ... . امروزه ما حتي براي آنكه ثابت كنيم يك شهرونديم مثل همه شما شهروندان بايد سند رو كنيم، بدون سند نمي توان وارد اداره اي شد، بدون سند نمي توان به مسافرت رفت، بدون سند نمي توان كار كرد و بدون سند... بنابراين سندها ديگر سندهاي اداري شامل مكاتبات و مراسلات و فرمان ها نيستند. حالا سندها همه جا حضور دارند، كشوي ميزكار، كيف پول و انبارخانه، بنابراين چه بهتر كه روزي هم به نام روز سند وجود داشته باشد تا از يك سو زحمات بايگان ها و مسئولان اسناد كشور ارج نهاده شود و از سوي ديگر فرهنگ حفظ و نگهداري از اسناد در جامعه و ميان ما شهروندان ارتقا پيدا كند.

دكتر كياني راجع به هدف از نامگذاري روز اسناد ملي مي گويد:"هدف از نامگذاري روز اسناد ملي كه توسط شوراي فرهنگ عمومي به تصويب رسيده است، ارجع نهادن به زحمات بايگان هاي زحمتكش و مسئولان اسناد در سراسر كشور، قدرشناسي از تلاش هاي صادقانه تمامي همكاراني كه هر كدام در جايگاه اداري خود زحمات فراواني متحمل مي شوند و مصدر خدمات مفيدي هستند، ترغيب و تشويق پژوهشگران در بهره گيري از اسناد در پژوهش هاي خود، تشويق و ايجاد انگيزه بيشتر در مردم در جهت حفظ و نگهداري و اشاعه اطلاعات اسنادي، جلوگيري از خروج اسناد ملي و تاريخي از كشور، ارتقاي سطح دانش فني و آگاهي هاي حرفه اي همكاران اسناد ملي و ديگر مراكز اسنادي، ايجاد وحدت رويه براي حفظ، نگهداري و اطلاع رساني اسنادي، استفاده از دستاوردهاي دانش فني شوراي جهاني آرشيو و آرشيوهاي ملي ديگر كشورها و تلاش در ايجاد هماهنگي بيشتر ميان ديگر مراكز اسنادي و آرشيوي در سطح كشور و طرح چالش ها و يافتن راه حل هايي است كه با تغييرات فن آوري در امر نگهداري اسناد در بايگاني هاي دولتي و موسسات وابسته به دولت به وجود آمده يا خواهد آمد و نهايتا ايجاد يك موج علمي و هيجان اجتماعي در زمينه اسناد ملي.
ظرفيت سندي
براساس اطلاعات موجود هم اينك در معاونت اسناد ملي سازمان اسناد ملي كشور 225 ميليون برگ سند وجود دارد كه 5 ميليون برگ آن به شيوه  هاي دستي و رايانه اي در اختيار پژوهشگران قرار مي گيرد. اين اسناد در زمينه هاي مختلف سياسي، اجتماعي، فرهنگي، تاريخي، فني، هنري و ... هستند كه بيش از 81 هزار سند از سوي خانواده ها به سازمان هديه شده است.
در حال حاضر كهن ترين سند موجود در گنجينه اسناد ملي ايران مربوط به سال۷۲۶ه.ق است كه قطع آن 5/69 در 7/22 سانتيمتر بوده و متن آن فرمان، خارج دانستن يك روستاي استان فارس از املاك خالصه دولتي و اثبات ملكيت آن براي كسي است.
گفتني است سازمان اسناد ملي ايران و كتابخانه ملي ايران كه پس از تاريخ 9/6/81 براساس مصوبه شوراي عالي اداري ادغام و تحت عنوان يك تشكيلات با نام "سازمان اسناد و كتابخانه ملي" درآمد، سازمان اسناد ملي شكل يك معاونت را به خود گرفت.
مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد، مديريت اسناد پيش آرشيوي، مديريت طبقه بندي و نمايه سازي اسناد، مديريت آماده سازي و مرمت اسناد و مديريت خدمات آرشيوي پنج مديريتي هستند كه زيرنظر اين معاونت فعاليت دارند و از نحوه انتخاب نام آنها مي توان به مراحل حفظ و نگهداري و ارائه اسناد به پژوهشگران پي برد، اما اين سازمان به منظور جلوگيري از تمركز اسناد منطقه اي در مركز و ايجاد تسهيلات براي پژوهشگران و محققان و جمع آوري و بخش بندي اسناد بومي در مناطق مختلف كشور واحدهاي آرشيوي استاني نيز ايجاد كرده كه تاكنون تاسيس شش مركز تصويب و هم اكنون فعال هستند. اين شش منطقه عبارتند از : كرمان، تبريز، همدان، زاهدان، اصفهان و يزد.
سندهاي خانگي
براستي شما با اسناد خانگي خود چه مي كنيد؟ شايد شما هم جزو آن دسته از مردمي باشيد كه يك سند قديمي را عزيزتر از جان خود مي پندارند و البته گاه براي يك آشناي قابل اعتماد در مورد ارزش آن توضيح مي دهند، در اين صورت شما قدم اول را خوب برداشته ايد، اما آيا واقعا به تمامي اصول حفظ و نگهداري اين اسناد آگاه هستيد؟
در بدترين حالت مي توان به وضعيتي اشاره كرد كه بسياري از شهروندان بدون اطلاع از ارزش سندهاي خانگي به طور خود خواسته دست به معدوم كردن آنها مي زنند.
اين وضعيت آنچنان پررنگ و همه گير است كه سال گذشته با نزديك شدن به روزهاي خانه تكاني ، مسئولان اسناد كشور را بر آن داشت تا در اين زمينه هشدار دهند و مردم را نسبت به ارزش اين سندها مطلع سازند.
همين امروز همه جاي منزلتان را به دقت بررسي كنيد و همه چيز را با ديد يك كارشناس سند وارسي كنيد و اگر به موردي برخورديد كه احساس كرديد ارزش آن بالاتر از ديگر سندهاست مثل شجره نامچه خانوادگي و... لااقل سعي كنيد با نزديك شدن به روزهاي پاياني سال آن را مثل يك شيء بنجل و به درد نخور كنار پياده رو نگذاريد.